Durante años la factura electrónica obligatoria entre empresas ha sido ese tema del que todo el mundo hablaba pero que nunca llegaba. Primero fue la Ley Crea y Crece en 2022, después el reglamento que no salía y, cuando por fin se aprobó en marzo de 2026, faltaba todavía una pieza: la orden ministerial que regula la solución pública de Hacienda. Esa pieza ya está publicada.
El 5 de octubre de 2026 el BOE publicó la Orden HAC/1028/2026, que entró en vigor al día siguiente. Y aquí está la clave: los plazos para que las empresas y los autónomos estén obligados a emitir facturas electrónicas no se cuentan desde el reglamento, sino desde la entrada en vigor de esa orden. Es decir, el reloj ya está en marcha, aunque muchos negocios todavía no se hayan enterado.
En este artículo te explicamos qué se ha aprobado, cuándo te toca según tu facturación, qué facturas quedan fuera, cómo se enviarán y qué es eso de comunicar el estado de pago de cada factura. Lo vemos con un ejemplo práctico: una empresa de limpieza de Alicante que limpia oficinas, naves y locales comerciales de otras empresas, y que emite decenas de facturas cada mes.
1. Qué se ha aprobado y por qué el plazo ya ha empezado a contar
La obligación nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, que modificó la Ley 56/2007 para exigir que todas las facturas entre empresarios y profesionales sean electrónicas. Pero una ley así necesita un desarrollo técnico, y ese desarrollo es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo y en vigor desde el 20 de abril de 2026.
Que el reglamento esté en vigor no significa que ya tengas que cumplirlo. El propio real decreto establece que los plazos de aplicación se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria. Esa orden es la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada el 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026.
Por eso muchos artículos publicados en primavera o verano dicen que la fecha «todavía no está clara». Ya lo está, al menos en su punto de partida. Si tu negocio factura a otras empresas, este es el momento de empezar a planificar, no de esperar a ver qué pasa.
2. Cuándo te toca: el calendario según tu facturación
El reglamento distingue dos grupos según el volumen de operaciones del año natural anterior. Las empresas y profesionales que facturan más de 8 millones de euros al año estarán obligados a los 12 meses de la entrada en vigor de la orden. Todos los demás, que es donde están la inmensa mayoría de autónomos y pymes, tendrán 24 meses.
Si haces la cuenta desde el 6 de octubre de 2026, las grandes empresas quedarían obligadas aproximadamente en octubre de 2027 y el resto aproximadamente en octubre de 2028. Toma estas fechas como orientativas: son un cálculo a partir de los plazos del real decreto, y conviene que tu asesoría confirme el día exacto cuando Hacienda lo concrete en sus comunicaciones.
Hay un matiz importante que mucha gente pasa por alto. Aunque tu pyme tenga hasta 2028, si alguno de tus clientes es una empresa grande, es probable que empiece a pedirte facturas electrónicas antes, porque a partir de su fecha necesitará recibirlas y gestionarlas de forma estructurada. En el caso de nuestra empresa de limpieza, si limpia la nave de un grupo logístico que factura más de 8 millones, ese cliente puede marcarle el ritmo mucho antes que la ley.
Además, la Solución pública de la Agencia Tributaria debe estar disponible al menos dos meses antes de que la obligación empiece a aplicarse. Es decir, tendrás tiempo para probarla, pero no conviene dejarlo para el último trimestre.
3. A quién afecta y qué facturas quedan fuera
La obligación se aplica a las facturas entre empresarios y profesionales, lo que se conoce como B2B, cuando el destinatario tiene su sede, un establecimiento permanente o su domicilio habitual en España. Da igual que seas autónomo o sociedad: si emites facturas a otras empresas, te afecta.
Quedan fuera las facturas a consumidores particulares. Y el real decreto también excluye las operaciones que se documentan con factura simplificada, el antiguo tique, salvo las llamadas facturas simplificadas cualificadas, en las que se identifica al destinatario empresario. Si tienes una tienda o un bar y vendes sobre todo a particulares con tique, buena parte de tu facturación no cambiará.
Existen además algunas excepciones muy concretas, como determinadas operaciones de los mercados de electricidad y gas o de compensación del sector aéreo, y el Ministerio puede excluir otras operaciones por orden. Para una pyme de servicios típica, la regla práctica es sencilla: cada factura completa que hagas a otra empresa tendrá que ser electrónica.
En nuestro ejemplo, la empresa de limpieza factura a oficinas, a comercios y a naves industriales. Todas esas facturas mensuales entran de lleno. Si un día limpia la vivienda de un particular, esa factura queda fuera de esta obligación.
4. Cómo se envían: formatos, plataformas y la solución gratuita de Hacienda
Una factura electrónica no es un PDF enviado por correo. El reglamento exige un mensaje estructurado, legible por máquinas, conforme a la norma europea EN 16931 y en uno de estos formatos: UBL, UN/CEFACT CII, EDIFACT o Facturae. Tu programa de facturación será el que genere ese archivo, no tú a mano.
Para enviar y recibir las facturas habrá dos vías que pueden convivir. Por un lado, plataformas privadas de facturación electrónica, que deberán estar interconectadas entre sí, sin coste para el cliente, de forma que tú y tu cliente podáis usar proveedores distintos. Por otro, la Solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria, que es gratuita y funciona con formato UBL. Si emisor y receptor no han acordado usar una plataforma privada, la solución pública actúa como opción por defecto.
Las facturas que circulen por plataformas privadas tendrán que enviar una copia a la solución pública de Hacienda, que funciona también como repositorio. Además, deberán llevar firma electrónica avanzada.
Durante los primeros 12 meses, las empresas del grupo de más de 8 millones tendrán que acompañar sus facturas electrónicas de un PDF que garantice su legibilidad. Ojo: ese PDF es un complemento de la factura electrónica, no una alternativa a ella.
5. El gran cambio: comunicar si aceptas, rechazas y pagas cada factura
La parte más novedosa del sistema no está en cómo emites, sino en lo que pasa después. El objetivo de la norma es luchar contra la morosidad, y para eso exige que quien recibe la factura comunique su estado. Los estados obligatorios son dos: la aceptación o el rechazo de la factura, con su fecha, y el pago completo, con la fecha efectiva en que se ha pagado.
El plazo para comunicar estos estados es de un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Si una factura no se rechaza, se presume aceptada. Y la fecha de pago que cuenta es la fecha en que el proveedor cobra realmente, no la fecha en que se firma una línea de financiación.
También se pueden comunicar de forma voluntaria otros estados, como la aceptación o el rechazo parcial, el pago parcial o la cesión de la factura a un tercero. Según la Agencia Tributaria, para las personas físicas y entidades en atribución de rentas del grupo de menos de 8 millones, la obligación de informar de estos estados llegará más tarde, a los 36 meses de la entrada en vigor de la orden.
¿Qué significa esto para tu negocio? Que los retrasos en el pago van a quedar registrados. Como explicamos en nuestro artículo sobre facturas que te pagan tarde, la ley de morosidad ya fijaba plazos máximos de pago entre empresas. Con este sistema, esos retrasos serán visibles. Y en el otro sentido, tú también tendrás que marcar como pagadas las facturas de tus proveedores, así que tu contabilidad de pagos tiene que estar al día.
6. Plan de preparación en cinco pasos para tu pyme
Primer paso: haz inventario de cómo facturas hoy. ¿Usas un programa de facturación, una hoja de cálculo o una plantilla de Word? ¿Cuántas facturas emites al mes a empresas y cuántas a particulares? La empresa de limpieza de nuestro ejemplo descubrió que el 90 por ciento de su facturación era a empresas y que seguía haciendo las facturas en una hoja de cálculo que luego convertía a PDF.
Segundo paso: pregunta a tu proveedor de software qué plan tiene para la factura electrónica obligatoria. Concretamente, si generará facturas en alguno de los formatos admitidos, si se conectará con plataformas privadas o con la solución pública de Hacienda y si permitirá registrar y comunicar los estados de aceptación y pago. Si la respuesta es vaga, tienes margen para cambiar con calma, no a contrarreloj.
Tercer paso: ordena los datos de tus clientes. Las facturas estructuradas necesitan datos fiscales exactos: razón social, NIF y dirección correctos. Revisa tu ficha de clientes ahora; es un trabajo pesado que conviene hacer sin prisas.
Cuarto paso: digitaliza los cobros y los pagos. Si vas a tener que comunicar en un máximo de cuatro días, sin contar fines de semana ni festivos nacionales, cuándo pagas a tus proveedores, necesitas saber con certeza qué has pagado y cuándo. Conectar tu programa de gestión con el banco y conciliar los movimientos de forma automática te ahorrará muchos sustos.
Quinto paso: habla con tus clientes grandes. Pregúntales si van a usar una plataforma concreta y desde cuándo quieren recibir facturas electrónicas. Para una empresa de servicios que trabaja con contratos mensuales, como la de limpieza, adelantarse a esa conversación es también una forma de transmitir profesionalidad.
7. No la confundas con VeriFactu
Es habitual mezclar ambas obligaciones, pero son distintas. VeriFactu regula los sistemas informáticos de facturación para que cada factura quede registrada de forma íntegra e inalterable y pueda remitirse a la Agencia Tributaria; afecta a cómo se genera y registra la factura, sea a una empresa o a un particular. La factura electrónica obligatoria, en cambio, regula cómo se intercambian las facturas entre empresas y obliga a comunicar su estado de pago.
Tienen calendarios propios y conviene preparar ambas a la vez, porque el programa de facturación que elijas tendrá que cumplir las dos. Si quieres repasar en qué punto está VeriFactu, lo explicamos en nuestro artículo sobre su aplazamiento.
Conclusión
La factura electrónica obligatoria entre empresas ha dejado de ser una promesa: el reglamento está aprobado, la orden de Hacienda ya está en vigor y los plazos de 12 y 24 meses han empezado a contar. Para la mayoría de pymes y autónomos la obligación llegará en torno a octubre de 2028, pero los clientes grandes pueden pedírtela antes y el cambio más profundo, comunicar aceptaciones y pagos, exige tener la gestión ordenada.
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Fuentes
Información actualizada a 13 de noviembre de 2026. Este artículo tiene carácter divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal. Las fechas de aplicación indicadas son orientativas y se calculan a partir de los plazos del reglamento; consulta tu caso concreto con tu asesoría.
Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado. Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. BOE núm. 79, de 31 de marzo de 2026. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2026-7295
Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado. Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica. BOE núm. 247, de 5 de octubre de 2026. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2026-20587
Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado. Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (texto consolidado). https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818
Agencia Tributaria. Facturación electrónica obligatoria (noticia de 31 de marzo de 2026, actualizada el 5 de noviembre de 2026). https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/todas-noticias/2026/marzo/31/facturacion-electronica-obligatoria.html
Agencia Tributaria. Nota informativa sobre el Real Decreto de facturación electrónica. https://sede.agenciatributaria.gob.es/static_files/Sede/Actualidad/Novedades/2026/Nota_informativa_RD_Facturacion.pdf
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